Normes et Procédures Internes : Membres du Comité de Pilotage
Article 1 : Election des Membres du Comité de Pilotage
Les membres du Comité de Pilotage siègent en tant qu’organisation. Ils peuvent nommer un membre suppléant de leur organisation pour siéger à leur place en cas d’empêchement. Le nom du membre suppléant doit être notifié préalablement au Coordonnateur. Le membre suppléant ne peut siéger que dans des circonstances exceptionnelles.
Sept membres du Comité de Pilotage sont élus pour un mandat de trois (3) Assemblées Générales de l’ACCA avec la possibilité de réélection. La langue, le genre, la localisation régionale font partie intégrante des critères de sélection pour siéger en tant que membre du Comité de Pilotage.
Les fonctions des membres du Comité de Pilotage comprennent, entre autres :
i. Prendre de décisions : par consensus dans la mesure du possible, sinon, à la majorité (simple ou absolue) des voix exprimées ;
ii. Admettre de nouveaux membres de l’ACCA : ils doivent approuver de nouvelles demandes d’adhésion en se référant aux critères d’adhésion à l’ACCA ;
iii. Suivre les progrès des groupes de travail des membres de l’ACCA ;
iv. Développer une stratégie de récolte des fonds/identifier de nouveaux bailleurs ;
v. Adopter le budget annuel de l’ACCA ;
vi. Embaucher et superviser les activités du Coordonnateur ; et
vii. Discuter et définir les conditions de collaboration entre les organisations partenaires et signer les conventions de collaboration conséquentes (MOU).
En cas de vacance d'un poste de membre du Comité de Pilotage, le suppléant est appelé à siéger, jusqu’à la fin du mandat.
Article 2 : Fonctions du Comité de Pilotage
Le comité de pilotage est l’organe d’orientation et de supervision de la mise en œuvre du plan d’action de l’ACCA par le coordonnateur. Il rend compte à chaque Assemblée Générale ordinaire.
Le comité est présidé par 2 co-présidents élus par leurs paires. Tous les membres du CP contribuent à l’exécution du plan d’action et à la réalisation des objectifs de l’ACCA.
Les membres du Comité de Pilotage doivent se rendre disponibles pour les téléconférences par Skype, téléphone portable ou par tout autre moyen de communication, sans excéder 12 téléconférences mensuelles des membres du comité de pilotage par an.
Le Comité de Pilotage est convoqué au moins deux fois par an à travers des réunions en personne, dont l’une des réunions aura lieu en marge de l’Assemblée Générale Annuelle de l’ACCA, sous réserve de la disponibilité de ressources financières.
Des réunions du Comité de Pilotage extraordinaires peuvent être convoquées à la demande du Coordonnateur, des co-Présidents ou bien de la majorité des membres du Comité de Pilotage, sous réserve de la disponibilité de ressources financières.
Un membre du Comité de Pilotage ou le Coordonnateur peut nommer des personnes ne faisant pas partie des membres du Comité de Pilotage pour participer à des réunions des membres du Comité de Pilotage avec un mandat consultatif. Les personnes nominées auront besoin de l’accord préalable de la majorité des membres du Comité de Pilotage. Les personnes invitées à participer à de telles réunions seront liées par l’obligation de confidentialité (mais ne seront pas autorisées à participer au processus de vote).
Article 3 : Nomination des Co-présidents du Comité de Pilotage
Deux Co-présidents sont élus par le Comité de Pilotage par consensus une fois les conditions listées, ci-après, auront été remplies, à savoir :
a) La majorité des membres doivent être présents au moment du vote ; et
b) La décision doit être appuyée par la majorité simple ou absolue des voix exprimées des membres du Comité de Pilotage présents au moment du vote.
Article 4 : Fonctions des Co-présidents du Comité de Pilotage
i. Mener les travaux du Plan Stratégique et Plan d’Action de l’ACCA ;
ii. Etablir les délais raisonnables pour la réalisation du Plan Stratégique et d’Action de l’ACCA ; et
iii. Travailler étroitement et communiquer avec le Coordonnateur dans le cadre du Plan Stratégique et Plan d’Action de l’ACCA.
Article 5 : Représentation Extérieure
Dans l’éventualité où les membres du Comité de Pilotage sont présents à un évènement public, ces derniers peuvent promouvoir le réseau de l’ACCA uniquement en matière des priorités et décisions convenues de l’ACCA, et ce avec la notification préalable du Coordonnateur.
En cas de réunions publiques au nom de l’ACCA y compris celles avec des représentants du gouvernement, le Coordonnateur peut représenter les intérêts et priorités de l’ACCA. Le Coordonnateur ne peut représenter les membres individuels de l’ACCA. Il peut publier des déclarations et commentaires au nom de l’ACCA avec l’accord des co-Présidents et ce uniquement en fonction des priorités et intérêts convenus de l’ACCA.
Article 6 : Prise de Décisions
Le Consensus du Comité de Pilotage est requis pour l’accord et la cessation de nouvelles campagnes. Pour déterminer si une nouvelle campagne doit être adoptée par l’ACCA, le Coordonnateur fournira aux membres du Comité de Pilotage une proposition comportant :
• la nature des activités proposées ;
• les groupes et parties prenantes concernées ;
• le délai proposé ;
• Les implications budgétaires et ressources financières disponibles ; et
• La recommandation finale basée sur l’évaluation du Coordonnateur.
Le Coordonnateur convoquera ensuite une réunion ou téléconférence par Skype avec le Comité de Pilotage pour considérer la proposition concernée.
Les membres du Comité de Pilotage auront un délai de deux (02) semaines pour soumettre leurs observations ou commentaires auprès du Coordonnateur.
Dans le cas d’une lettre ou de toute forme de communication officielle, les membres du Comité de Pilotage ont un délai d’une semaine pour soumettre leurs positions par écrit auprès du Coordonnateur.
En l'absence de réponse de la part des membres du Comité de Pilotage dans les délais indiqués, ci-dessus, la décision est approuvée par les Co-présidents.
Article 7 : Rémunération et Indemnisation
Les membres du Comité de Pilotage ne sont pas rémunérés pour les fonctions qu’ils exercent dans le cadre de l’ACCA. Les remboursements des frais raisonnables engagés dans le cadre des fonctions du Comité de Pilotage de l’ACCA sont effectués à condition que les critères suivants soient remplis, à savoir :
1) L’autorisation préalable (et confirmation) soit obtenue de la part du Coordonnateur ; et
2) Tous les reçus et justificatifs soient obtenus et présentés au Coordonnateur.
Article 8 : Recherche des Fonds
En ce qui concerne de nouvelles propositions de financement appuyant les campagnes de l’ACCA, le Coordonnateur informe le Comité du Pilotage de la proposition de financement et développera la proposition concernée avec les membres du Comité de Pilotage. Le Comité de Pilotage est tenu de conserver les détails des propositions de financement et l’identité des bailleurs potentiels confidentiels sauf instruction contraire.
Article 9 : Plans d’action et stratégique de l’ACCA
Le Comité de Pilotage de l’ACCA développera un plan stratégique pour la Coalition tous les cinq ans, le plan concerné sera adopté après consultation des membres de l’ACCA lors de l’Assemblée Générale Annuelle de l’ACCA. Le plan Stratégique sera accompagné d’un Plan d’Action, qui sera également révisé et adopté lors de l’Assemblée Générale Annuelle de l’ACCA.
Article 10 : Modifications
Toutes modifications des présentes normes et procédures doivent se faire par consensus au sein du Comité de Pilotage et validé par l’Assemblée Générale.
* Adopté par les membres du Comité de Pilotage lors de la Troisième Assemblée Générale de l'ACCA : le 07 juillet 2016.